Datenschutz
STAND:
Juli 2021
Wir
nehmen den Schutz und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sowie die
Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften sehr ernst. Personenbezogene
Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder
identifizierbare natürliche Person beziehen. Nachfolgend informieren wir Sie
darüber, welche Daten im Rahmen der Nutzung unserer Website und als Nutzer*in [1]erfasst werden und wie wir
diese nutzen.
Dieser
Datenschutzhinweis findet Anwendung für die Mitgliedsstaaten der Europäischen
Union, Großbritannien und Schweiz.
1. VERANTWORTLICHE STELLE
Wir, die
GroupM Competence Center
Derendorfer Allee 4
40476 Düsseldorf
E-Mail: groupmgermany@groupm.com
verarbeiten Ihre Daten als verantwortliche
Stelle.
2.
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Unser Datenschutzbeauftragter ist Herr Hannes
Oenning, postalisch zu kontaktieren über o.g. Adresse („an den
Datenschutzbeauftragten“) oder E-Mail: dsb@wpp-germany.de
3. ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre
personenbezogenen Daten, wie nachfolgend in dieser Datenschutzerklärung
beschrieben und unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze.
a) Besuch unserer Website
Bei einem einfachen Besuch unserer Website, d.h.
wenn Sie uns nicht per E-Mail kontaktieren, erheben wir nur die
personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn
Sie unsere Website betrachten möchten, also z.B. sich nur über den allgemeinen
Inhalt einer Konferenz informieren wollen, ohne sich für eine Konferenz
registrieren zu wollen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch
erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und
Sicherheit der Website zu gewährleisten:
·
IP-Adresse
·
Datum und Uhrzeit der
Anfrage
·
Zeitzonendifferenz zur
Greenwich Mean Time (GMT)
·
Inhalt der Anforderung
(konkrete Seite)
·
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
·
jeweils übertragene
Datenmenge
·
Website, von der die
Anforderung kommt
·
Browser
·
Betriebssystem und
dessen Oberfläche
·
Sprache und Version der
Browsersoftware
Sofern
Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, mit uns zu kommunizieren, erheben wir
je nach Kommunikationskanal ggf. Ihre E-Mailadresse und Ihren Namen und
Vornamen, sowie sonstige Daten die Sie uns im Falle einer Kommunikation
zukommen lassen.
Wir verwenden Ihre Daten nur für den Zweck, für den Sie uns die Daten zur
Verfügung gestellt haben, z.B. um Ihnen den Besuch unserer Website zu
ermöglichen oder Ihre Kontaktanfrage zu bearbeiten.
Die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im
Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website ist unser berechtigtes Interesse.
Dieses besteht zum einen darin, die Funktionsfähigkeit unserer Website aufrecht
zu erhalten und zum anderen darin, Ihre möglicherweise an uns übermittelte
Anfrage zu beantworten.
b) Registrierung für eine Konferenz
Wenn Sie sich für eine
Konferenz registrieren, werden die Daten erhoben, die Sie uns im Rahmen der Registrierung
übermitteln und die dafür erforderlich sind („Pflichtfelder“). Darunter fallen derzeit:
·
Name, Vorname
·
Nickname; dieser kann
sich nach Ihrer Wahl entweder aus Ihrem Vor- und Nachnamen oder Ihrem Vornamen
und einer automatisiert vorgenommen numerischen Ergänzung [z.B. Max Musterman
oder Max123] ergeben.
·
berufliche E-Mailadresse
·
Position
·
Unternehmensname
·
Registrierungcode
Ferner müssen Sie für eine erfolgreiche Registrierung ein Passwort vergeben.
Während der
Registrierung haben Sie zudem die Möglichkeit festzulegen, welche Ihrer
Registrierungsangaben in den während der Veranstaltung zur Verfügung stehenden
Chat-Möglichkeiten andere Teilnehmer sehen können. Selbstverständlich haben Sie
auch nach Registrierung und dem erstmaligen Setup die Möglichkeit, die
Sichtbarkeit einzelner Registrierungsfelder für andere Teilnehmer im Nachgang
zu ändern, sowie Ihre Registrierungsangaben zu korrigieren. Sofern Sie von der
Möglichkeit Gebrauch machen, während einer Veranstaltung die Angaben zur
Sichtbarkeit zu ändern, beachten Sie bitte Folgendes: Änderungen wirken nur für
danach erfolgte Chatkommunikation. Dies bedeutet, dass bis zu einer Änderung,
die im Rahmen eines zuvor gemachten Chatbeitrags für andere sichtbaren
Registrierungsdaten auch danach noch für die Dauer der Öffnung des jeweiligen
Chatformats sichtbar bleiben. Das gleiche gilt für etwaige Aktualisierungen
ihrer Registrierungsdaten.
Sie haben außerdem auf freiwilliger Basis die Möglichkeit, ein
Profilbild zu hinterlegen, indem Sie sich nach erfolgreicher Registrierung in
Ihrem Konto anmelden. Bitte beachten Sie insoweit die Nutzungsbedingungen: bei
missbräuchlicher Verwendung des Profilbilds [z.B. Verwendung anstößiger Fotos
oder urheberrechtlich geschütztem Inhalt] behalten wir uns das Recht vor,
Profilbilder zu löschen.
Um sich für eine Veranstaltung registrieren zu können, benötigen
wir die obigen Pflichtfelder und das von Ihnen vergebene Passwort, um
verifizieren können, ob wir Ihnen eine Einladung zugesendet haben bzw. zum Versand der
erfolgreichen Registrierung. Ferner wird Ihre E-Mailadresse dafür verwendet,
Ihnen auf Ihre Aufforderung ein neues Passwort zuzusenden, sowie im Falle der
erfolgreichen Teilnahme an einem Gewinnspiel dazu benutzt, um mit Ihnen den
Versand des Gewinns abzusprechen. Die Angabe der übrigen Informationen ist
erforderlich, damit wir Sie korrekt ansprechen können bzw. hinsichtlich ihrer
sonstigen beruflichen Angaben, damit wir eine sachgerechte Moderation unserer
Chatfunktionen gewährleisten können.
Ohne die Angabe der zuvor
genannten Pflichtangaben ist eine Registrierung zu unserer Veranstaltung leider
nicht möglich.
Die Möglichkeit ein
Profilbild einzustellen erfolgt, um Ihrem Nutzerprofil eine persönliche Note zu
verleihen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten im Rahmen Ihrer Registrierung ist Ihr Interesse an der Teilnahme an der
Veranstaltung, für welche Sie sich registrieren bzw. nach erfolgter
Registrierung Ihre Teilnahmeberechtigung an der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1
lit. b) DS-GVO). Die Rechtsgrundlage für
die Verarbeitung der von Ihnen auf freiwilliger Basis mitgeteilten
personenbezogenen Daten ist Ihre durch die Eingabe zum Ausdruck gebrachte Einwilligung
(Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).
c) Newsletter Versand/ Einladung zu zukünftigen Veranstaltungen
Wir
werden Ihre im Rahmen der Anmeldung für eine Veranstaltung mitgeteilte
E-Mailadresse für den Versand von Einladungen zu unseren zukünftigen Events
verwenden oder über ähnliche unserer Dienstleistungen („Newsletter“) zu
informieren.
Selbstverständlich
können Sie einer solchen Nutzung jederzeit kostenfrei widersprechen.
Hierfür
können Sie sich entweder an die E-Mail: askmarketing@mediacom.de wenden oder
den mit jeder Einladung mitgesendeten Opt-Out Mechanismus nutzen.
Rechtsgrundlage
für den Versand von Newslettern bzw. Einladungen zu zukünftigen Veranstaltungen
ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)
d) Teilnahme an Konferenz
Mit Beginn der Konferenz
haben Sie nach erfolgreichem Login die Möglichkeit an den einzelnen
Präsentationen teilzunehmen und sich die jeweiligen Inhalte präsentieren zu
lassen. Hierfür wird Ihr Nickname als User-Account verwendet, um Sie in den
jeweiligen Vortrag bzw. Chat-Raum vorzulassen. Sollten Sie von der Möglichkeit
Gebrauch machen, sich an den nachfolgend beschriebenen Chatfunktionen zu
beteiligen, beachten Sie bitte die hierfür geltenden Nutzungsbedingungen.
Die Inhalte der
Präsentation werden technisch über Vimeo, Inc mit Sitz in den USA abgewickelt.
Bitte beachten Sie entsprechend die Hinweise unter 5. „Übermittlung an ein
Drittland“.
Die Nutzung der Vimeo
Techniken erfolgt auf Grund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven
und technisch einwandfreien Präsentation von Onlineinhalten. (Art. 6 Abs. 1
lit. f) DS-GVO)
i) Chatfunktionen während Präsentation
Während der Teilnahme an einer Präsentation
haben Sie die Möglichkeit, sich mit einer Frage oder einem eigenen Beitrag per
Chat zu beteiligen.
ii) Chatfunktionen in Sonderforen im Nachgang an eine Präsentation
Im Nachgang zu den einzelnen Präsentationen besteht die
Möglichkeit, sich in einem von bis zu vier Spezialforen im Nachgang mit dem
Präsentator und anderen Teilnehmern zu unterhalten. Die Teilnehmerzahl ist
regelmäßig begrenzt und bei Erreichen der Höchstteilnehmerzahl ist ein Zutritt
zum Forum nicht möglich.
iii) Chatfunktion in offenem Forum („Café“)
Jedem Teilnehmer steht
die Möglichkeit frei, zwischen den einzelnen Präsentationen in einem offenen
Forum mit anderen Teilnehmern zu kommunizieren.
iv) Chat im 1:1 Format
Während der Dauer einer Veranstaltung besteht zudem die Möglichkeit,
sich mit anderen Teilnehmern in einem 1:1 Chat zu verabreden. Hierzu kann jeder
Teilnehmer aus einer für alle verfügbaren Teilnehmerliste potenzielle
Kommunikationspartner über das Veranstaltungstool direkt anfragen. Jedem
Teilnehmer steht es frei, eine Einladung anzunehmen oder abzulehnen.
Eine Erhebung erfolgreicher bzw. erfolgloser
Kontaktaufnahmeversuche erfolgt nicht.
v) „Mini-Umfragen“
Schließlich besteht zu bestimmten Zeiten der Veranstaltung die
Möglichkeit, dass man an Mini-Umfragen teilnimmt. Jedem Teilnehmer wird über
das Veranstaltungstool die Möglichkeit angeboten, hieran freiwillig
teilzunehmen.
Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung Ihrer Daten für die Teilnahme an der Konferenz ist der mit
Ihnen zustande gekommene Vertrag über die Teilnahme an unserer Veranstaltung
(Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der
von Ihnen auf freiwilliger Basis mitgeteilten Chatbeiträge, sowie die Teilnahme
an den Mini-Umfragen ist Ihre durch die Eingabe zum Ausdruck gebrachte
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).
e) Gewinnspiel
Während
der Veranstaltung wird die Möglichkeit bestehen, an Gewinnspielen teilzunehmen.
Hierfür
werden Sie während oder im Nachgang zu einer Präsentation aufgefordert, eine
bestimmte Aktion zu unternehmen: z.B. eine richtige Antwort auf eine gestellte
Frage zu geben oder ihre Einschätzung zu einem Thema abzugeben.
Bitte
beachten Sie zu den Einzelheiten die für das Gewinnspiel geltenden
Teilnahmebedingungen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen für
die Abwicklung des Gewinnspiels, ist Ihre Teilnahme am Gewinnspiel (Auslobung)
(Art. 6 Abs. 1 lit.b) DS-GVO).
f) Streaming von Präsentationsinhalten nach Veranstaltungsende
Nach Abschluss der
Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, sich einzelne Präsentationen in
unserer Mediathek anzuschauen. Um nur Teilnehmern unserer Veranstaltung die
Möglichkeit zu bieten, sich die Unterlagen im Nachgang anschauen zu können,
benötigen wir ihre im Rahmen der ursprünglichen Registrierung verwendete
E-Mailadresse und Passwort. Rechtsgrundlage ist insoweit unser berechtigtes
Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Die Inhalte der
Präsentation werden technisch über Vimeo, Inc mit Sitz in den USA abgewickelt.
Bitte beachten Sie, dass
die zum Streaming bereitgehaltenen Dateien auf Servern eines in den USA ansässigen
Anbieters (Vimeo Inc.) gespeichert sind. Bitte beachten Sie entsprechend die
Hinweise unter 5. „Übermittlung an ein Drittland“.
Die Nutzung der Vimeo
Techniken erfolgt auf Grund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven
und technisch einwandfreien Präsentation von Onlineinhalten. (Art. 6 Abs. 1
lit. f) DS-GVO)
4. WEITERGABE AN DRITTE
Ihre Daten werden
selbstverständlich vertraulich behandelt. Ggf. setzen wir streng
weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z.B. in den Bereichen Logistik und
Fulfillment (d.h. Versand etwaiger Gewinne), EDV oder der Archivierung und
Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur
Auftragsverarbeitung geschlossen werden, um den sicheren und gesetzeskonformen
Umgang mit Ihren Daten zu gewährleisten. Die Dienstleister erhalten in diesem
Rahmen nur in dem Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, wie dies für
die Erbringung der jeweiligen Dienstleistung erforderlich ist.
Im Übrigen findet keine
Weitergabe Ihrer Daten an Dritte statt, es sei denn, wir sind rechtlich dazu
verpflichtet (z.B. bei Anfrage einer Behörde oder eines Gerichts) oder Sie
haben uns Ihre Zustimmung hierfür im Einzelfall erteilt.
5. ÜBERMITTLUNG AN EIN DRITTLAND
Sowohl die Live-Präsentationen während der Veranstaltung als
auch die in der Mediathek vorgehaltenen Mitschnitte der Präsentationen werden
durch Techniken der Vimeo, LLC, 555 West 18th Street, New York, New York 10011
mit Sitz in den USA bereitgestellt. Bei Aufruf einer Präsentation werden die
von Ihnen zu diesem Zeitpunkt genutzte IP-Adresse, technische Infos über Ihren
Browsertyp, Ihr Betriebssystem oder ganz grundlegende Geräteinformationen an
Server in die USA übermittelt und dort verarbeitet. Vimeo stellt durch den
Abschluss von so genannten EU-Standardvertragsklauseln sicher, dass ein
angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.
Weitere Datenschutzhinweise zur Verarbeitung durch Vimeo
erhalten Sie unter
6. SPEICHERDAUER
Ihre Daten werden so
lange gespeichert, wie sie für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben
wurden, erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Dies bedeutet im Einzelnen:
a) Webseitendaten
Daten, die beim Besuch
unserer Webseite entstehen, werden mit Abschluss Ihres Besuchs gelöscht.
b) Registrierungsdaten
Ihre Registrierungsdaten
werden für die Dauer der Gültigkeit der Registrierung gespeichert. Nach
Abschluss der Veranstaltung werden wir die Präsentationsinhalte für bis zu acht
Wochen zum Download bereitstellen, auf welche Sie nur mit Ihren
Registrierungsdaten zugreifen können. Nach Ablauf dieser Frist, werden ihre
Registrierungsdaten aus dem Veranstaltungstool gelöscht.
c) Newsletter / Einladungen für zukünftige Veranstaltungen
Ihre beruflichen
Kontaktdaten werden wir bis zu einem Widerspruch Ihrerseits bzw. sofern ein
solcher nicht erfolgt, solange speichern, wie wir davon ausgehen können, dass
Sie ein Interesse an unseren Dienstleistungen und zukünftigen Veranstaltungen
aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit haben.
d) Konferenzdaten
Informationen darüber,
welcher Teilnehmer wann an welcher Präsentation/in welchem Chat teilnimmt,
werden nur für die Dauer der technischen Erforderlichkeit verarbeitet und nach
Abschluss einer Präsentation/Schließen des jeweiligen Chats gelöscht.
Jegliche
Kommunikationsinhalte („Chatnachrichten), die von Teilnehmern in den
unterschiedlichen Chat-Varianten eingegeben werden, bleiben nur für die Dauer
der Öffnung des jeweiligen Chatraums gespeichert und unmittelbar danach
gelöscht.
e) Gewinnspieldaten
Die Daten aller
Teilnehmer werden bis zur Ziehung eines Gewinners gespeichert. Von den Daten
der jeweiligen Gewinner abgesehen, werden die Daten der Gewinnspielteilnehmer
gelöscht. Die Daten der Gewinner werden bis zum erfolgreichen Versand der
Gewinne gespeichert und danach gelöscht.
7. IHRE RECHTE
Sie haben gegenüber uns
folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
·
Recht auf Auskunft,
·
Recht auf Berichtigung
oder Löschung,
·
Recht auf Einschränkung
der Verarbeitung,
·
Recht auf Widerspruch
gegen die Verarbeitung, soweit wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen
verarbeiten
·
Recht auf
Datenübertragbarkeit
Sie haben zudem das
Recht, eine von Ihnen erteile etwaige Einwilligung, die in Bezug auf die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen abgegeben wurden, mit
Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der
aufgrund der Einwilligung bis zu ihrem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt.
Soweit Sie von einer automatisierten Verarbeitung aufgrund Ihrer ausdrücklichen
Einwilligung durch Bekanntgabe Ihrer Daten betroffen sind, haben Sie das Recht
auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf
Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung.
Ferner haben Sie das
Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedsstaat Ihres
Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen
Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu
beschweren.
Für die Ausübung der
o.g. Rechte und bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte
an die unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten oder unseren Datenschutzbeauftragen.
8. SICHERHEIT
Wir haben diverse
technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass
die durch uns erhobenen und verarbeiteten Daten vor unautorisiertem Zugriff,
Verlust, Zerstörung oder Manipulation geschützt werden. Gesetzliche Vorgaben
zum Datenschutz werden selbstverständlich eingehalten. Wir möchten Sie jedoch
darauf hinweisen, dass keine Datenübertragung über das Internet
hundertprozentig sicher ist.
9. LINKS ZU ANDEREN WEBSITES
Zu Ihrem Komfort kann diese Website Links zu
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anderen Websites. Wir empfehlen Ihnen, die jeweiligen Datenschutzhinweise zu
lesen, um Informationen zur Datenerhebung und Datenverarbeitung zu erhalten.
10. AKTUALISIERUNGEN
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern oder anzupassen. Daher bitten wir Sie, diese gelegentlich zu überprüfen, um sicher zu stellen, dass Sie bei jedem Zugriff auf die Website über die aktuelle Version informiert sind.